אפיון סבבי אישורים SAP WF
כאשר אנחנו באים לאפיין תהלכי עבודה בארגון נרצה לעשות מספר שלבים על מנת להבטיח שהתהליך שלנו יהיה מוצלח ויענה על דרישות הארגון. להגדיר נקודות ההתחלה וסיום ברורות, להגדיר את התהליך ושלביו ולהבין איזה סוג תהליך אנחנו רוצים ליישם
לדעת איזה סוג תהליך אנחנו רוצים ליישם
ככלל, ישנם שני סוגי עיקריים של תהליכים, תהליכי אישור (סבבי אישורים), או תהליכי ביצוע בהם המשתמשים נדרשים לבצע פעולות שונות תוך כדי התהליך. תהליכי אישורים בדרך כלל נעשים על אובייקט סטטי, לדוגמא, הזמנה שנמצאת באישור, לא היינו רוצים שתשתנה תוך כדי התהליך בין מאשר למאשר. תהליכי ביצוע מצפים מהמשתמשים לבצע שינויים והתאמות בין שלב לשלב.
הגדרת נקודות התחלה וסיום ברורות
המתשמשים של המערכת צריכים לדעת בצורה ברורה מתי אנחנו נמצאים בתהליך אישורים, אם לא נגדיר נקודות התחלה וסיום ברורות לתהליך אנחנו מסתכנים ביצירת תהליך עבודה שיהיה לא רלוונטי וסתם יצור בלבול במערכת. כאשר אנחנו באים לאפיין את התהליך צריך להגדיר בצורה ברורה מתי התהליך התחיל, לדוגמא, שמירת גרסא של הזמנה, שינוי סטטוס ל"בסבב אישורים" או יצירת בקשה לעדכון מק"ט. תוך כדי הסבב רצוי שלא יהיה שינוי במסמך עצמו או לחילופין רצוי ליידע את המשתמש שמבצע את השינוי שהסבב יתאפס כתוצאה מכך. נקודת הסיום צריכה להיות מוגדרת גם היא ולכלול אילו פעולות אנחנו רוצים לבצע כגון: שינוי סטטוס ל"אושר" שליחת הודעה ליוצר המסמך וכו'. חשוב לזכור להתייחס לנקודות סיום חיצונית כגון מחיקת האובייקט עליו אנחנו מריצים את הסבב תוך כדי התהליך.
קביעת השלבים בתהליך ומציאת המשתמשים בכל שלב
חלק עיקרי מהגדרת התהליך הוא הגדרת השלבים בתהליך העבודה, האם הם מבוצעים במקביל או אחד אחרי השני? לדוגמא יכול להיות שאישור חופשה של עובד יצריך אישור של המנהל שלו ושל כח אדם, אנחנו צריכים להגדיר האם ניתן לשלוח את המשימה של כח אדם לפני שהמנהל אישר בכלל את החופשה או ששני האישורים יכולים להיות מבוצעים במקביל
מי המשתמשים שצריכים לבצע את השלב? אם נמשיך את הדוגמא שלנו, את המנהל של העובד צריך למצוא על פי המבנה הארגוני של כח האדם בארגון ואילו יחידת כח האדם שאחראית על העובד היא קבועה ומנוהלת ברמת הארגון.
מה הפעולות שאותן יש לבצע בכל שלב? המנהל שלנו צריך לאשר האם העובד יכול לצאת לחופשה בתאריכים אותם ביקש ואחראית כח האדם צריכה להזין את חופשה של העובד במערכת .
התייחסות לדחייה או לשגיאות
טעות נפוצה בהגדרות תהליכים במערכות מחשוב היא התייחסות ל "happy flow" בלבד, כלומר מה קורה אם כולם מאשרים, אבל בפועל אנשים הם לא תמיד חותמות גומי ולפעמים רוצים לדחות, לבקש מידע נוסף או מכל סיבה אחרת לא לאשר ואז יש לנו מספר אפשריות התייחסות כגון: ניהול דיאלוג מול יוצר האובייקט שבסבב האישורים, החזרה למאשר הקודם או אפילו ביטול המסמך לחלוטין.
בנוסף, בסוף התהליך בדרך כלל ולפעמים גם במהלכו המערכת מבצעת פעולות שונות, אם פעולות אלו נכשלו מסיבה זו או אחרת, לדוגמא האובייקט נעול על ידי משתמש אחר, צריך לזכור ליידע מישהו (יוצר האובייקט, אחראי תהליך וכו').
