אפיון סבבי אישורים SAP WF
רונן וייס
רונן וייס

כאשר אנחנו באים לאפיין תהלכי עבודה בארגון נרצה לעשות מספר שלבים על מנת להבטיח שהתהליך שלנו יהיה מוצלח ויענה על דרישות הארגון. להגדיר נקודות ההתחלה וסיום ברורות, להגדיר את התהליך ושלביו ולהבין איזה סוג תהליך אנחנו רוצים ליישם

לדעת איזה סוג תהליך אנחנו רוצים ליישם

ככלל, ישנם שני סוגי עיקריים של תהליכים, תהליכי אישור (סבבי אישורים), או תהליכי ביצוע בהם המשתמשים נדרשים לבצע פעולות שונות תוך כדי התהליך. תהליכי אישורים בדרך כלל נעשים על אובייקט סטטי, לדוגמא, הזמנה שנמצאת באישור, לא היינו רוצים שתשתנה תוך כדי התהליך בין מאשר למאשר. תהליכי ביצוע מצפים מהמשתמשים לבצע שינויים והתאמות בין שלב לשלב.

הגדרת נקודות התחלה וסיום ברורות

המתשמשים של המערכת צריכים לדעת בצורה ברורה מתי אנחנו נמצאים בתהליך אישורים, אם לא נגדיר נקודות התחלה וסיום ברורות לתהליך אנחנו מסתכנים ביצירת תהליך עבודה שיהיה לא רלוונטי וסתם יצור בלבול במערכת. כאשר אנחנו באים לאפיין את התהליך צריך להגדיר בצורה ברורה  מתי התהליך התחיל, לדוגמא, שמירת גרסא של הזמנה, שינוי סטטוס ל"בסבב אישורים" או יצירת בקשה לעדכון מק"ט. תוך כדי הסבב רצוי שלא יהיה שינוי במסמך עצמו או לחילופין רצוי ליידע את המשתמש שמבצע את השינוי שהסבב יתאפס כתוצאה מכך. נקודת הסיום צריכה להיות מוגדרת גם היא ולכלול אילו פעולות אנחנו רוצים לבצע כגון: שינוי סטטוס ל"אושר" שליחת הודעה ליוצר המסמך וכו'. חשוב לזכור להתייחס לנקודות סיום חיצונית כגון מחיקת האובייקט עליו אנחנו מריצים את הסבב תוך כדי התהליך.

קביעת השלבים בתהליך ומציאת המשתמשים בכל שלב

חלק עיקרי מהגדרת התהליך הוא הגדרת השלבים בתהליך העבודה, האם הם מבוצעים במקביל או אחד אחרי השני? לדוגמא יכול להיות שאישור חופשה של עובד יצריך אישור של המנהל שלו ושל כח אדם, אנחנו צריכים להגדיר האם ניתן לשלוח את המשימה של כח אדם לפני שהמנהל אישר בכלל את החופשה או ששני האישורים יכולים להיות מבוצעים במקביל

מי המשתמשים שצריכים לבצע את השלב? אם נמשיך את הדוגמא שלנו, את המנהל של העובד צריך למצוא על פי המבנה הארגוני של כח האדם בארגון ואילו יחידת כח האדם שאחראית על העובד היא קבועה ומנוהלת ברמת הארגון.

מה הפעולות שאותן יש לבצע בכל שלב? המנהל שלנו צריך לאשר האם העובד יכול לצאת לחופשה בתאריכים אותם ביקש ואחראית כח האדם צריכה להזין את חופשה של העובד במערכת .

התייחסות לדחייה או לשגיאות

טעות נפוצה בהגדרות תהליכים במערכות מחשוב היא התייחסות ל "happy flow" בלבד, כלומר מה קורה אם כולם מאשרים, אבל בפועל אנשים הם לא תמיד חותמות גומי ולפעמים רוצים לדחות, לבקש מידע נוסף או מכל סיבה אחרת לא לאשר ואז יש לנו מספר אפשריות התייחסות כגון: ניהול דיאלוג מול יוצר האובייקט שבסבב האישורים, החזרה למאשר הקודם או אפילו ביטול המסמך לחלוטין. 

בנוסף, בסוף התהליך בדרך כלל ולפעמים גם במהלכו המערכת מבצעת פעולות שונות, אם פעולות אלו נכשלו מסיבה זו או אחרת, לדוגמא האובייקט נעול על ידי משתמש אחר, צריך לזכור ליידע מישהו (יוצר האובייקט, אחראי תהליך וכו').

(0) תגובות והערות:
כתוב תגובה או הערה:
יש להזין שם
יש להזין תגובה או הערה
המאמרים הכי נצפים:
קניית לייקים / עוקבים: מה זה אומר? ומדוע אנשים עושים את זה?

קניית לייקים / עוקבים: מה זה אומר? ומדוע אנשים עושים את זה?

איך להביא תנועה אורגנית לאתר ב 2022

איך להביא תנועה אורגנית לאתר ב 2022

  • לפני9 חודשים
  • בלוג
  •  2507
איך בונים אתר ב-2022

איך בונים אתר ב-2022

האם כדאי ללמוד פיתוח בלוקצ'יין ב-2021?

האם כדאי ללמוד פיתוח בלוקצ'יין ב-2021?

איך לכתוב בלוג מוצלח

איך לכתוב בלוג מוצלח

איך לבחור ולרשום דומיין?  הסבר מקצועי, קל ופשוט.

איך לבחור ולרשום דומיין? הסבר מקצועי, קל ופשוט.

היתרונות והחסרונות של בניית האתר שלך בוורדפרס (WordPress)

היתרונות והחסרונות של בניית האתר שלך בוורדפרס (WordPress)

  • לפני שנה
  • CMS
  •  864
24 סיבות לבניית אתר עבור עסקים קטנים

24 סיבות לבניית אתר עבור עסקים קטנים

האם כדאי לעבור מ Bootstrap4 ל Bootstrap5 ?

האם כדאי לעבור מ Bootstrap4 ל Bootstrap5 ?

מה זה מערכת ניהול תוכן (CMS) ואיך בוחרים באחת ?

מה זה מערכת ניהול תוכן (CMS) ואיך בוחרים באחת ?

  • לפני שנה
  • CMS
  •  715