שימוש במבנה ארגוני בסבבי אישורים
אילו נתונים צריך לבחון לפני ההחלטה האם להשתמש במבנה הארגוני הקיים במשאבי אנוש לצורך סבבי האישורים שלנו
המבנה הארגוני של משאבי אנוש
המבנה הארגוני של משאבי אנוש במערכת הוא למעשה מבנה הארגון כפי שהוא קיים במערכת, הוא מכיל את היחידות הארגוניות, המשרות, העיסוקים, העובדים והקשרים בינם. לעיתים ניתן להשתמש בקישורים למבנה זה גם כדי להגיע לנתונים נוספים על כל אחד מהיישויות האלו כגון האם יחידה ארגונית כלשהיא מוגדרת כאגף או חטיבה, האם משרה מסוימת מוגדרת כמנהלת של יחידה ארגונית ועוד.
האם חייבים מבנה ארגוני כדי להפעיל את סבבי האישורים ב SAP
כדי להפעיל את סבבי האישורים ב SAP אנחנו לא חייבים מבנה ארגוני, יכולים להשתמש בו אם נרצה אבל יש הרבה דרכים אחרות בהן ניתן לנתב משימות למשתמשים במערכת כגון: כללי ניתוב, טבלאות החלטה, נתונים הקיימים ביישות שאותה אנחנו מאשרים וכו'.
יתרונות בשימוש במבנה הארגוני
היתרון הגדול ביותר של שימוש במבנה הארגוני הקיים במערכת הוא יעילות בתחזוקת המשתתפים בתהליך. אם העובד המאייש של משרה מסוימת מוגדר כמאשר בתהליך, החלפת אותו עובד גורמת אוטומטית לסבב לנתב את המשימות לעובד החדש ששובץ למשרה ואין צורך לתזק אותו במקום נוסף במערכת.
ניתן להשתמש בקישורים הקיימים בתוך המבנה הארגוני כדי לנתב משימות למאשר, לדוגמא, אם בהתהליך נדרש לשלוח הזמנה לאישור של מנהלת העובד, ניתן להשתמש במבנה הארגוני כדי למצוא את רשומת העובד של המתשמש שיצר את ההזמנה, לאיזה יחדיה ארגונית הוא שייך ולשלוח את משימת האישור למנהלת של יחידה ארגונית זו.
חסרונות השימוש במבנה הארגוני
המבנה הארגוני של מאשבי אנוש בארגון הוא באופן טבעי מוכוון לניהול המבנה הארגוני ועובד בקבועי זמן איטיים אבל, הרבה תהליכים בארגון אינם תהליכים של משאבי אנוש ואינם יכולים להמתין לניהול שלו. לדוגמא, אם מנהל שהיה אחראי על אישור הזמנות פרש ועכשיו המשרה שלו יצאה למכרז ועד שייבחר מחליף ויאייש את המשרה ייתכן שייקחו מספר חודשים. המתנה לסיום תהליך זה תפגע בתהליכי הרכש בארגון.
ההגדרות במבנה הארגוני לא תמיד מתאימות לניהול התהליך, לדוגמא, נדרש שמנהל חטיבה יאשר הנחה מעל סכום מסוים אבל, יחידה ארגונית מסוימת מוגדרת כאגף ולא כחטיבה ואז או שהתהליך נתקע כי אין מאשר בתהליך או לחילופין עולה חיפוש המנהל במבנה הארגוני ומשימת האישור מגיעה לגורם שלא צריך להיות מעורב בתהליך זה , למשל המנכ"ל!
קיימים עוד מבנים ארגונייים במערכת, ארגוני רכש, הררכיית סעיפים תקציביים, מרכזי עלות ועוד. ההיררכיות האלו לא תמיד תואמות את המבנה הארגוני של משאבי אנוש.
תכל'ס
ככלל היתרונות הגדולים של השימוש במבנה הארגוני הוא בתהליכים הקשורים למאשבי האנוש: אישור קידום, קביעות, יציאה לקורסים, השתלמויות ועוד. תהליכים אחרים המוכוונים עסקית בצורה אחרת ועובדים בזמנים מהירים יותר רצוי לנהל בדרכים אחרות.
תמיד ניתן גם לשלב, אפשר להשתמש בכלל ניתוב על פי ארגוני המכירות בארגון אבל לקשר לתוצאה של כלל זה משרה מהמבנה הארגוני וכך להרוויח משני העולמות.
תגובות והערות:(0)
